Arşivcilik, dünyadaki gerçek ve tüzel yüzlerce kuruluşun faaliyetleri sonucu ortaya çıkan hukuki, idari, yönetimsel veya kurumsal yazılı veya görsel bilgi, belge, data, veri ve dokümanları tekrar kullanmak amacıyla saklamak ve korumaktır. Türkiye’deki arşiv tanımı, her türlü dokümantasyonu içine alan bir anlam taşır.
Günümüzde dijital ortamlarda milyonlarca belge üretiliyor. Bu bağlamda “dijital miras” oluşturuluyor. Geçmişten günümüze gelebilen belgelerin ne kadar önemli olduğunu düşünürsek, bu belgelerin de geleceğe aktarılması o kadar önemli. Bu noktada arşivcilik devreye giriyor. Geleneksel bilgi kaynaklarını uzun yıllar korumanın yolları var; ancak dijital bilgi kaynakları karmaşık doğaları gereği kırılgan bir yapıya sahiptir. Günümüzde artık geleneksel, elle tutulur belgelerden çok elektronik ortamdaki belgelerin güvenliği, ulaşılabilirliği ve yıllarca kullanılabilirliği önem kazanmış durumda. Arşivcilik; belgeleri uygun şekilde tasnif etmek, tasnif edilen belgelerin uygun alanlara yerleştirilmesini sağlamak, herhangi bir zayiat yaşanmadan korumak ve saklamak, yararlanmaya sunmak ve kontrol altında tutmaktır. Geçmiş yüzyılların arşivleri günümüze ışık tutan belgeleri içerir ve tarih araştırmalarında kullanılır.
Her tür bilgi kaynağının arşivlenmesi ve arşivciliğin önemine dair derlediğimiz makaledeki bilgileri “hafızanızın arşivine” alabilirsiniz.
Tarihçesi
İnsanlar, yerleşik düzene geçip bir arada yaşamaya başladıktan sonra birbirleriyle çeşitli faaliyetlere girmeye başladı. Bu faaliyetler sosyal, ekonomik ve siyasal alanda günden güne gelişti. Yazının bulunmasının ardından da faaliyetlerinden doğan hak ve yükümlülükleri yazılı olarak belgeleyerek muhafaza etme ihtiyacı ortaya çıktı. İlk zamanlarda belgelerin miktarı az olduğu için muhafaza etmekte sorun yaşanmıyordu; ancak yazılı belgeler artıkça düzenleme ve koruma ihtiyacı doğdu. Bu ihtiyaçlar arşiv ve arşivcilik kavramlarını ortaya çıkardı.
Arşivcilik, her devletin veya kurumun geçmişine kadar uzanan bir mirastır. M.Ö. 4000’li yıllarda Eski Yunan’da, M.Ö. 2000’li yıllarda Mezopotamya’da devlet ve tapınak arşivleri bulunmuştur. Mezopotamya Nippur kentinde, tablet halinde devlet arşivleri oluşturulmuştur. Eski Mısır ve Roma’ya ait birçok devlet, tapınak ve aile arşivlerine rastlanmıştır. M.Ö. 1800-1200 yılları arasında Hititlere ait antlaşmalar, kanunlar ve kral yıllıkları gibi devlet arşivi ortaya çıkarılmıştır. (Hitit arşivleri, İstanbul ve Ankara’daki arkeoloji müzelerindedir.)
Ortaçağ Avrupa’sında arşivcilik manastırlarla sınırlı kalmış. Avrupa ülkelerinde 16. yüzyıl ortalarından itibaren arşiv fikri önem kazanmış ve düzenli arşivler oluşturulmaya başlanmış. En eski arşiv kullanım rehberi Alman asilzadesi Jacob von Rammingen’in yazdığı rehberlerdir. Arşiv bilimlerinin öncüsü bu rehberlerin 1500’lü yılların ilk yarısından önce yazıldığı tahmin edilmektedir; ancak 1571 yılında basılmıştır. Rammingen “arşivin babası” olarak bilinir. Aynı zamanda, Almanya’nın birkaç yüzyıllık arşiv geleneğini kuran isimdir. Fransızlar, arşivciliğin önemini kavrayarak özel çalışmalar yapan ve en erken arşiv oluşturan ülkedir. 1789 Fransız İhtilalı, modern arşiv düzenlemelerinin başlangıcı olarak kabul edilir. Fransa, 1790 yılında ilk milli arşivi kuran ülkedir.
Türklerde arşivcilik, Orta Asya Türklerine kadar uzanır. Uygur Türklerinin eski şehirlerinde kütüphaneler, noterler, mahkemeler, gümrükler ve resmi kurumlarda resmi yazışmaların arşivleri tutulmuştur. Anadolu Selçukluları ve Osmanlı’da da devlet kuruluşlarının ilk yıllarından itibaren arşiv kültürü oluşmuştur. Türk-İslam devletleri, özellikle “kul hakkı” tehlikesi sebebiyle devlet belgelerinin muhafazasına önem vermiştir. Osmanlılar, devlet evraklarını en müstesna yerlerde muhafaza etmiştir. Dünyadaki en geniş ve sağlam arşivleri, Osmanlı arşivleridir. İstanbul’un fethine kadar devlet arşivleri Bursa ve Edirne’de muhafaza edildi. İstanbul’un fethinden sonra Topkapı Sarayı’ndaki Divan-ı Hümayun’da bir arşiv odası oluşturuldu. Osmanlı’da arşivler kurutulmuş, nemsiz mahzenlerde saklanırdı. Günümüzde Osmanlı arşivleri, Başbakanlık Osmanlı Arşivi kurumu bünyesindeki uzman ekipler tarafından özel yerlerde tasnif ve muhafaza edilmektedir.
Tanım: Arşiv ve Arşivcilik
Arşivcilik; arşivlerin kuruluşu, organizasyonu, belgelerin saklanması, kullanıma sunulması gibi süreçleri içeren bir ilim dalıdır. Arşiv uygulamalarının dayandığı temel ilmi düşünceleri ve kaideleri konu edinir. Kullanılmış veya işlemi tamamlanmış materyallerin belirli kural ve sistemler çerçevesinde saklanması işlemidir. Devlet arşivi, özel arşiv, aile arşivi veya şehir arşivi gibi isimler kullanılabilir. Her belge, arşiv niteliği ve değeri taşımayabilir. Uzman kişiler veya arşivciler belgeleri tasnif ederek gerekli olanları muhafaza eder.
Arşiv; kurumlar, kuruluşlar ve gerçek veya tüzel kişilerin hizmetleri, haberleşme işlemleri veya yaptıkları faaliyetler sonucu ortaya çıkan belgelerin veya dokümanların barındığı yerlere verilen addır. “Arşiv” kelimesi, Yunanca “archeion” ve Latince “resmi daire” ve “belediye sarayı” gibi anlamları olan “archivum” sözcüğünden Türkçeye geçmiştir.
Arşivciliğin amacı; genel anlamda, belgeleri korumak, aranan belgeye en kolay ve hızlı bir şekilde ulaşılmasını sağlamak, belgenin kullanımını sağlamak ve yıllarca kullanılabilecek ortamda muhafaza edebilmektir.
Arşivci: Resmi veya özel kurum veya kuruluşlardaki faaliyetlerle ilgili belgeleri, materyalleri veya dijital ortamda tutulan dokümanları koruyan, sınıflandıran ve gerektiğinde isteyenlerin hizmetine sunan kişiye “arşivci” adı verilir. Arşivciler, sorumlulukları çerçevesinde kendilerine ulaşan dokümanları tarih, sıra, konu veya ilgili kuruluşun kriterlerine göre sınıflandırır ve kontrollerini sağlar.
Arşiv dolapları: Arşiv niteliği taşıyan yazılı belgeler, her kurum veya kuruluş için son derece önemlidir. Bu sebeple yıllarca saklanması gerekebilir. Belgelerin hava veya oda koşullarından etkilenmemesi için önlem almak gerekir. Arşiv dolapları, belgeleri toz, nem, ısı veya ışıktan koruyarak deforme olmalarını engeller. Dolaplar, ayrıca evraklara veya belgelere kolaylıkla ulaşılabilecek şekilde sınıflandırma imkânı da verir. Bu tür dolaplar, özellikle büyük şirketler ve devlet kurumları için oldukça önemlidir. Arşiv dolapları kompakt, tekerlekli ve raylı sistemler içerir. Hastaneler, kütüphaneler ve fabrikalarda büyük kompakt arşiv dolapları vardır.
Arşiv Türleri
Arşivler, kullanıldıkları kurumlar veya alanlara göre çeşitli türlere ayrılır. Bunları şöyle sıralayabiliriz; devlet arşivleri, şehir arşivleri, bucak arşivleri, noter arşivleri, dini arşivler, özel arşivler, hastane arşivleri, ekonomik arşivler, ikonografik arşivler, folklor arşivleri, odyo-vizüel arşivler, günlük arşivler…
Elektronik Arşivler
Türkiye’de elektronik belgelerin fiziksel belgelerle eşdeğer sayılması, elektronik imza kanununun 23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe girmesi ile başladı. Bu kanuna göre elektronik belgeler elektronik ortamda imzalanıyor, kullanılıyor ve arşivleniyor. Devlet kurumlarındaki elektronik belgeler, devletin dijital arşivlerine aktarılıyor. Belgelerin güvenliği ve yıllarca saklanması ile ilgili bazı stratejiler uygulanıyor. Bir taraftan da devlet kurumlarındaki eski arşiv belgeleri dijital ortama aktarılıyor. Yeni “elektronik arşiv” döneminde özel ve resmi bütün kurumlar adeta bir devrim yaşıyor. Özel ve tüzel her kurum gelişen teknolojiye ayak uydurarak arşiv ve arşivcilik sistemlerini geliştirmeye çalışıyor.
Medya Arşivleri
Dijital çağda önemli arşiv kaynakları bulunan kuruluşlardan biri de medya organlarıdır. Medya kuruluşlarının kendi ürettikleri veya ajanslar gibi beslendikleri kaynaklardan gelen haber, fotoğraf ve görüntü gibi dokümanlar çeşitli sistemlerle arşivlenir. Bunun için her kurumun farklı sistem veya odaları bulunabilir. Örneğin, görüntü arşivleme için kullanılan arşiv programlarına kaydedilen görüntüler, çekildiği tarih, içeriği, ilgili haber metni ve bazı teknik bilgilerle birlikte dijital olarak arşivlenir. Bu görüntü ileri bir tarihte kullanılmak istendiğinde arşiv programındaki arama seçenekleri ile kısa sürede ulaşılır. Aynı sistem haber ve fotoğraf arşivleme uygulamaları için de kullanılır.
Bunları Biliyor Musunuz?
- Osmanlı Devleti’nden Türkiye Cumhuriyeti’ne 150 milyonun üzerinde arşiv belgesi devroldu.
- Osmanlı Devleti, devletin çok zor durumda olduğu savaş yıllarında bile arşiv belge ve malzemelerinin tasnifi ve korunması için büyük çaba sarf etmiştir.
- Osmanlı’da “kâğıt” saygı gösterilen bir nesne olduğu için en küçük karalama belgeleri bile altın kese, torba, kılıf ve mahfaza gibi malzemelerin içinde atılmadan arşivlenmiştir.
- Osmanlı’nın zengin arşivi, Türkiye’nin en zengin arşiv potansiyeline sahip ülke olmasını sağlamıştır.
- Topkapı Sarayı Müzesi’nde, en eskisi Orhan Gazi zamanına ait 10 bin 726 defter, 12 bin 724 vesika bulunuyor.
- Türkiye Büyük Millet Meclisi’ndeki (TBMM) yasalar, oturum ve konuşma tutanakları gibi birçok faaliyete ait belge 1920 yılından bu yana arşivlenmektedir.
- Kurum ve kuruluşların başarıları ile arşivleme faaliyetlerinin başarısı doğrudan bağlantılıdır. İstenen bilgi veya belgeye zamanında ulaşamayan kurumlar, güncel faaliyetlerini sürdüremez duruma gelir.
- Arşivciler; kâğıt belgeler, fotoğraflar, haritalar, filmler, bilgisayar kayıtları, dijital kayıtlar ve görsel dokümanlar gibi birçok materyalin arşivlenmesini ve korunmasını sağlar.
- Geçmişten günümüze kadar kullanılan arşiv belgesi niteliğindeki bazı arşiv materyalleri şunlardır; kil ve tunç tabletler, papirüsler, parşömenler, el yazısı kâğıtlar, daktilo yazısı kâğıtlar, matbaa baskılı kâğıtlar, bilgisayar çıktısı kâğıtlar, mikrofilmler, dijital belgeler, fotoğraflar, ses bantları, video kasetleri, dijital fotoğraflar ve görüntüler…